【Word版】ビジネスシーンで使える社外向け案内文書の無料テンプレート例文5選
ビジネスシーンでは、取引先や顧客に対して適切な案内文を送ることが重要です。しかし、案内文の書き方が分からなかったり、適切なフォーマットを探すのに時間がかかることもあります。そこで本記事では、ビジネスシーンで使える社外向けの案内文書テンプレートを【Word版】で無料提供します。各テンプレートは、そのまま使える例文付きなので、目的に応じて簡単にカスタマイズ可能です。ぜひご活用ください。
案内状の記載項目
案内状は、ビジネスの場で重要な情報を正確に伝えるために欠かせない文書です。その記載項目は以下のように整理できます。
前付け
案内状の冒頭部分は、受け取る相手に文書の基本情報を伝える役割を果たします。
本文
本文は、案内状の中心部分であり、主題を簡潔かつ分かりやすく伝える内容が含まれます。
日時・場所など
案内状に記載する具体的な情報として、日時、場所、必要に応じた詳細なアクセス方法などを明記します。
担当者・連絡先
問い合わせ先として担当者の名前、所属部署、連絡先（電話番号やメールアドレス）を記載します。
【Word版】無料テンプレート例文5選
ビジネスの現場では、正確で分かりやすい文書作成が求められます。本記事では、よく使われる「案内文」の無料テンプレートを10種類ご紹介します。各テンプレートはWordで簡単に編集可能で、実務でそのまま活用できます。
新製品・サービスの案内文
新製品やサービスを発表する際には、取引先や顧客にわかりやすく伝えることが重要です。以下のテンプレートを参考にして、効果的な案内文を作成してください。
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度、弊社より新製品「〇〇」を発表いたしますので、ご案内申し上げます。
新製品「〇〇」は、最新技術を駆使し、お客様のニーズに応えるべく開発された商品です。特長として、以下の点が挙げられます。
・高性能でありながら低コストを実現
・環境に優しい素材を使用
・操作性を向上させたユーザーフレンドリーなデザイン
また、発売記念キャンペーンとして、特別価格でのご提供も予定しております。詳しい情報は、下記をご参照ください。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
セミナー・研修の案内文
セミナーや研修の案内は、参加者の関心を引きつける内容を盛り込むことが重要です。日程や会場情報を明確に記載し、スムーズな参加申し込みを促しましょう。
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび弊社では、〇〇に関するセミナーを開催する運びとなりました。本セミナーでは、最新の業界動向や実践的な知識をお届けし、皆様の業務に役立つ内容を提供いたします。ぜひ、ご参加賜りますようお願い申し上げます。
当日は、貴社の業務に役立つ情報を多数ご提供できるよう準備を進めておりますので、ぜひご参加いただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
年末年始・休業の案内文
年末年始の休業案内は、取引先や顧客に影響を与えないよう、事前に通知しておくことが大切です。
拝啓 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、誠に勝手ながら、弊社では年末年始の休業期間を以下の通りとさせていただきます。
【休業期間】
〇年〇月〇日（〇）～〇年〇月〇日（〇）
なお、休業期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、〇月〇日（〇）以降、順次対応させていただきます。
お取引先様にはご不便をおかけすることと存じますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
本年中のご愛顧に心より感謝申し上げますとともに、来年も変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
移転・社名変更の案内文
会社の移転や社名変更は、取引先や顧客に適切に伝える必要があります。新しい住所や名称を明記し、混乱を防ぎましょう。
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。さて、このたび弊社は、業務拡大（または経営体制の変更）に伴い、本社を移転（または社名を変更）することとなりましたので、ご案内申し上げます。
これを機に、社員一同さらに業務に邁進し、皆様のご期待にお応えできるよう努めてまいりますので、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
お取引先の皆様には、何かとご迷惑をおかけすることと存じますが、引き続きご支援ご指導を賜りますようお願い申し上げます。まずは略儀ながら、書面をもってご案内申し上げます。
お詫び・謝罪の案内文
何らかのトラブルが発生した際には、迅速かつ誠実にお詫びを伝えることが重要です。
拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社の配送ミスにより、ご注文とは異なる商品をお届けしてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
【誤配送の内容】
・ご注文内容：○○（商品名）×○個
・誤配送商品：△△（別の商品）
現在、正しい商品を至急手配し、○月○日までにお届けできるよう対応しております。
また、誤配送分の商品につきましては、弊社にて回収手続きを行わせていただきます。
【再発防止策】
・配送前のチェック体制を強化し、二重確認を徹底する
・社員教育を徹底し、今後のミス防止に努める
貴社には多大なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
今後このようなことが発生しないよう、誠意をもって改善に努めてまいります。
何卒ご容赦のほど、お願い申し上げます。
案内文を書く際の注意点
案内文を書く際には、相手にわかりやすく、丁寧な表現を用いることが重要です。適切なフォーマットや言葉遣いを守ることで、ビジネスシーンにふさわしい印象を与え、スムーズなコミュニケーションを実現できます。ここでは、送付方法ごとのフォーマットの特徴や、適切な書き出し・締めの言葉について解説します。
送付方法（メール・郵送・FAX）ごとのフォーマット特徴
案内文の送付方法によって、フォーマットや表現を使い分ける必要があります。それぞれの特徴を理解し、適切な方法で案内を送りましょう。
メールで送付する場合
- 件名を簡潔に記載する（例：「〇〇のご案内」「【重要】〇〇のお知らせ」）
- 本文はシンプルにまとめる（長文にならないよう、要点を簡潔に記載）
- 添付ファイルの有無を明記する（例：「詳細は添付PDFをご確認ください。」）
- 署名（会社名・担当者名・連絡先）を記載する
郵送で送付する場合
- 正式なビジネス文書の書式を守る（宛名、日付、差出人を明確に記載）
- 企業ロゴや社印を押すことで信頼性を高める
- 重要な情報が一目でわかるよう、適度な改行や段落を使う
- 封筒の宛名に「〇〇様」「御中」を適切に記載する
FAXで送付する場合
- 表題を明確に記載する（例：「〇〇のご案内について」）
- 送付枚数を明記する（例：「全〇枚」）
- 手書きの補足メモを加えると親切
- FAXが相手に届いたか確認の連絡を入れるとよい
前文（書き出し）のポイント
案内文の書き出し（前文）は、相手に好印象を与える大切な部分です。ビジネスシーンにふさわしい挨拶や前置きを適切に取り入れましょう。
基本の構成
- 時候の挨拶（季節感のある言葉を入れると自然な流れになる）
- 例：「拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
- 季節によって表現を変える（春：「陽春の候」、夏：「盛夏の候」、秋：「爽秋の候」、冬：「厳寒の候」など）
- 日頃の感謝を述べる
- 例：「平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。」
- 案内の趣旨を簡潔に伝える
- 例：「さて、このたび〇〇を開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。」
※カジュアルなシーンでは、時候の挨拶を省略して「いつもお世話になっております。」とすることも可能です。
失礼にならない末文の書き方
案内文の締めくくり（末文）は、相手に対する敬意を示し、スムーズな対応を促すために重要です。適切な表現を用いることで、丁寧な印象を与えることができます。
基本の構成
- 案内内容への対応を促す
- 例：「お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
- 例：「ご参加を心よりお待ち申し上げております。」
- 問い合わせ先を明記する（必要な場合）
- 例：「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
- 結びの挨拶
- 例：「何卒よろしくお願い申し上げます。」
- 例：「今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。」
避けるべき表現
- 命令調や断定的な言い回し（例：「必ずご出席ください。」→「ご都合がよろしければ、ご出席賜りますようお願い申し上げます。」）
- 過度にカジュアルな表現（例：「よろしくお願いします！」→「何卒よろしくお願い申し上げます。」）
まとめ
ビジネスシーンでの案内文は、相手に対する礼儀を意識しつつ、適切なフォーマットと表現を用いることが求められます。送付方法や前文・末文のポイントを押さえ、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。