株主総会招集通知の基本と書き方ガイド【テンプレート付】
株主総会招集通知の基本
招集通知とは
株主総会招集通知は、株主に対して株主総会の開催を知らせる重要な書類です。会社法に基づき、すべての株主に対して株主総会の詳細を通知する義務があります。
招集通知の法的義務
招集通知の送付は、会社法第299条に基づき、公開会社では株主総会の2週間前までに行う必要があります。非公開会社や取締役会設置会社でない場合は、定款により通知期間を短縮できます。
（参考条文）会社法 第299条
（株主総会の招集の通知）
第二百九十九条 株主総会を招集するには、取締役は、株主総会の日の二週間（前条第一項第三号又は第四号に掲げる事項を定めたときを除き、公開会社でない株式会社にあっては、一週間（当該株式会社が取締役会設置会社以外の株式会社である場合において、これを下回る期間を定款で定めた場合にあっては、その期間））前までに、株主に対してその通知を発しなければならない。
2 次に掲げる場合には、前項の通知は、書面でしなければならない。
一 前条第一項第三号又は第四号に掲げる事項を定めた場合
二 株式会社が取締役会設置会社である場合
3 取締役は、前項の書面による通知の発出に代えて、政令で定めるところにより、株主の承諾を得て、電磁的方法により通知を発することができる。この場合において、当該取締役は、同項の書面による通知を発したものとみなす。
4 前二項の通知には、前条第一項各号に掲げる事項を記載し、又は記録しなければならない。
招集通知の具体的な書き方
必須記載事項
招集通知には以下の情報を含める必要があります。
株主総会の日時・場所:
- 開催日時と場所を明記します。
- 例：「令和〇年〇月〇日 午前10時 本社会議室」
議案の内容:
- 審議される議案の概要を記載します。
- 例：「第1号議案 剰余金の配当について」
目的事項:
- 株主総会の目的事項を具体的に記載します。
- 例：「定款変更の件」「取締役の選任の件」
議決権行使の方法:
- 書面投票および電子投票の案内を記載します。
- 例：「インターネットによる議決権行使の場合、〇月〇日午後5時までに行使してください」
招集通知のテンプレート
以下は株主総会招集通知のテンプレートです。
株式会社〇〇
株主各位
株主総会招集通知
拝啓 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り第〇期定時株主総会を開催いたしますので、ご出席賜りますようご案内申し上げます。
記
1. 日時
令和〇年〇月〇日（〇曜日） 午前10時
2. 場所
本社会議室
住所：〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地
3. 目的事項
報告事項
第〇期（令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日まで）計算書類の内容報告の件
決議事項
第1号議案 剰余金配当の件
第2号議案 取締役5名選任の件
4. 議決権行使の方法
ご出席が難しい場合、以下のいずれかの方法により議決権を行使してください。
書面投票
同封の議決権行使書にご記入の上、令和〇年〇月〇日（〇曜日）午後5時までにご返送ください。
インターネット投票
後記の「電磁的方法による議決権行使のご案内」をご参照の上、令和〇年〇月〇日（〇曜日）午後5時までに議決権を行使してください。
以上
〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇〇〇
招集通知の送付方法と期限
書面による通知
招集通知は書面で行うのが一般的です。公開会社では、株主総会の2週間前までに通知を行う必要があります。（会社法299条1項）
電子投票の導入方法
近年、インターネットを利用した電子投票も認められており、株主が自宅からでも議決権を行使できるようになっています。電子投票を導入する場合、詳細な手順を案内する必要があります。
招集通知に関する注意点
法令違反の例と対処法
招集通知が遅れた場合や記載事項に不備があった場合、株主から訴訟を起こされるリスクがあります。そのため、法令遵守を徹底し、通知内容を正確に記載することが重要です。
送付期限を守らなかった場合のリスク
通知が遅れた場合、株主総会の決議が無効とされる可能性があります。これを防ぐためには、余裕を持ったスケジュールで準備を進めることが重要です。
よくある質問と回答
招集通知省略の条件
全株主の同意がある場合や全株主が出席する場合は、招集通知を省略することが可能です。ただし、書面での同意を確認しておくことが推奨されます。
招集通知の内容が不明確な場合の対応方法
株主からの質問があった場合は、迅速に回答し、不明確な点を解消するよう努めましょう。必要に応じて、追加の資料を提供することも考慮すべきです。
まとめ
株主総会招集通知は、株主に対して総会の開催を告知し、議決権の行使を促す法的義務を持つ重要なドキュメントです。正確な情報の提供は、法的遵守を確保し、株主からの信頼を維持するために不可欠です。また、通知方法には書面のほか、電磁的方法も利用可能で、時代に応じた柔軟な対応が求められます。この記事でのポイントを抑え、適正に株主総会を開催するようにしましょう。