【例文あり】ビジネスシーンで即使える誠意が伝わる謝罪メールの書き方『10選』
ビジネスシーンでは、ミスやトラブルが発生した際に迅速かつ誠意のある謝罪が求められます。適切な謝罪メールを送ることで、信頼の回復や円滑な関係継続が可能です。本記事では、謝罪メールの基本構成と具体的なシチュエーション別の例文を10選ご紹介します。
謝罪メールの基本構成と書き方
謝罪メールは、ただ謝るだけでは十分ではありません。相手に誠意が伝わり、ビジネス上の信頼関係を維持・回復するためには、構成や表現方法に注意する必要があります。ここでは、謝罪メールの基本構成と、効果的な作成ポイントについて詳しく解説します。
謝罪メールの基本構成
謝罪メールは、以下の基本的な5つの要素で構成されます。構成をしっかり守ることで、相手に誠意や信頼感が伝わりやすくなります。
1.件名
ポイント：件名は簡潔かつ内容が一目でわかるものにする。受信者が「重要なメール」と認識できるように書く。
NG例：「お詫び」「すみません」→具体性がないため相手に届かない可能性がある。
良い例：「納期遅延に関するお詫びとご報告」「金額誤請求のお詫びについて」
2.宛名（敬称）
ポイント：相手の名前、役職を正確に記載する。「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」のように書く。社外向けでは会社名や役職を省略しないことがマナー。
注意点：名前の誤記は失礼にあたるため、送信前に必ず確認する。
3.挨拶とお詫びの言葉
ポイント：冒頭でまず謝罪の気持ちを率直に伝える。言い訳や説明を先に述べないことが大切。
例：「この度は、〇〇の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」
NG例：「事情があり、遅れてしまいましたが…」→理由が先行し、謝罪の気持ちが伝わりづらい。
4.原因・経緯・対応策の説明
ポイント：問題の原因や経緯を簡潔に述べ、今後の対応や再発防止策を伝える。具体的に書くことで誠意が伝わる。
良い例：「原因は〇〇であり、今後は〇〇の仕組みを改善し、再発を防止いたします。」
NG例：「今後気をつけます。」→具体性に欠け、信頼回復につながらない。
5.締めの言葉と署名
ポイント：最後にもう一度謝罪の気持ちを述べ、引き続きの協力や関係継続をお願いする。
良い例：「重ねてお詫び申し上げますとともに、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」
署名例：氏名、部署、会社名、連絡先を記載する。
効果的な謝罪メール作成のポイント
謝罪メールを効果的に作成するためのポイントを以下に挙げます。誠意をしっかりと伝えるためには、これらの要素を意識することが重要です。
1. 謝罪は迅速に行う
- ミスや問題が発覚したら、できる限り早く謝罪メールを送ることが大切です。時間が経過するほど相手の不信感が高まるため、初動が肝心です。
- 例：「この度は、納期遅延についてご報告が遅れ、誠に申し訳ございません。」
2. 非を認め、言い訳をしない
- 自分や自社の非を率直に認め、正直に謝罪することが信頼回復の第一歩です。言い訳や責任逃れは、逆効果になる場合があります。
- 良い例：「私どもの確認不足により、〇〇が発生し、ご迷惑をおかけしました。」
- NG例：「私たちの責任ではないのですが…」→責任回避と捉えられる。
3. 相手の立場や感情に配慮する
- 謝罪文には、相手への配慮や敬意を忘れずに含めましょう。「ご迷惑をおかけしました」「ご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます」といったフレーズが効果的です。
4. 解決策や再発防止策を示す
- 単なる謝罪に留まらず、解決策や再発防止策を具体的に提示することで、相手の不安を軽減し、信頼回復につながります。
- 良い例：「今後は〇〇の体制を強化し、同様の事態を未然に防止いたします。」
5. 感情を込めすぎず、冷静かつ丁寧に書く
- 謝罪メールはビジネス文書であるため、過度に感情的な表現や口語体を避け、冷静かつ丁寧に書きましょう。
- NG例：「本当にすみません！信じられないミスをしてしまいました…」
- 良い例：「この度は〇〇の件でご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。」
6. 確認と誤字脱字チェックを徹底する
- 誤字脱字や名前の間違いがあると、謝罪の誠意が伝わらなくなります。必ず送信前に内容を確認しましょう。
状況別の謝罪メール例文集
ビジネスシーンにおいて、状況ごとに謝罪の仕方や伝え方は異なります。それぞれのケースに合わせて適切な表現を使い、誠意と解決策を示すことが大切です。以下に、代表的な10のシチュエーションと具体的な例文を紹介します。
取引先への納期遅延の謝罪
件名：納期遅延に関するお詫びと新たな納期のご連絡
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、弊社の不手際により、貴社よりご注文いただいた商品「〇〇」の納期が遅れてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
遅延の詳細は以下の通りです。
- 当初の納品予定日：〇月〇日
- 新しい納品予定日：〇月〇日
遅延の原因は、〇〇（例：製造工程でのトラブル、部品供給の遅れ等）によるものであり、現在は問題を解消し、速やかに出荷準備を進めております。
お急ぎのところご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。今後は製造・在庫管理の体制を見直し、再発防止を徹底いたします。
改めて、この度の件を重く受け止め、信頼回復に努めてまいりますので、引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
ポイント：
納期遅延は取引先の信頼を損ないかねないため、原因と新しい納品日を明確に示し、再発防止への取り組みを具体的に伝えることが重要です。
取引先への誤発注に関する謝罪
件名：誤発注に関するお詫びと対応のご報告
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、弊社の確認不足により、ご注文内容に誤りがあり、ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
誤発注の詳細は以下の通りです。
- 誤った商品：〇〇（例：A商品 10個）
- 正しい商品：〇〇（例：B商品 15個）
現在、正しい商品を手配しており、〇月〇日までにはお手元にお届けできるよう手配を進めております。
誤ってお届けした商品については、弊社にて速やかに回収手配を行わせていただきます。
今回の誤発注は、私の確認不足が原因でございます。今後このような事態を防ぐため、注文確認フローを見直し、再発防止に努める所存です。
改めてご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。引き続き、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
ポイント：
誤発注は相手に迷惑をかけるため、「正しい対応」と「回収手続き」など具体的な処理を記載します。誤りの原因と再発防止策も明確に示すことが重要です。
顧客からのクレームへの謝罪
件名：サービス不備に関するお詫びと対応のご報告
本文：
〇〇様
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、弊社サービス〇〇において不備が発生し、〇〇様にご不快な思いとご不便をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
不備の詳細と原因：
- 不備内容：〇〇（例：商品不良、サービス提供の遅れ等）
- 原因：〇〇（例：社内確認体制の甘さ、システムエラー等）
現在、問題の解決を進めており、〇〇（具体的な対応策：例：返金・交換対応）を行わせていただきます。
今後、同様の事態を未然に防ぐため、社内確認体制の強化および担当者教育を徹底し、再発防止に努めてまいります。
お客様には大変ご迷惑をおかけしましたこと、改めてお詫び申し上げます。何卒ご容赦いただけますと幸いです。
ポイント：
クレーム対応では「何が起きたか」「どう解決するか」を明確に伝え、改善姿勢を示すことで顧客の不安を軽減します。
会議・アポイントの無断欠席の謝罪
件名：アポイント欠席のお詫び
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、〇月〇日に予定しておりましたお打ち合わせを、私の確認不足により欠席してしまい、〇〇様には大変なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご予定を調整いただいたにも関わらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。今後はスケジュール管理を徹底し、二度と同じことを繰り返さないよう努めてまいります。
つきましては、改めてお時間を頂戴し、お打ち合わせをさせていただければと存じます。
お手数をおかけしますが、ご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いです。
この度の不手際を深く反省し、今後は誠心誠意対応させていただきますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
ポイント：
無断欠席は信頼を大きく損なうため、謝罪とともに代替日程を迅速に提示し、誠意を示します。
上司への報告遅れに対する謝罪
件名：報告遅れのお詫び
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
この度、私の確認不足およびスケジュール管理の甘さから、〇〇（業務内容）の報告が遅れましたこと、深くお詫び申し上げます。
報告が遅れた内容：〇〇（例：進捗報告、ミスの報告等）
原因：〇〇（例：優先順位の見誤り、準備不足等）
今後このようなことがないよう、以下の改善策を徹底してまいります。
- 業務の優先順位を明確にし、報告期限の遵守を徹底する
- 日々の進捗を上司に随時報告し、指示を仰ぐ
この度の件は深く反省し、今後はご指導を無駄にしないよう努めてまいります。引き続きご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
社内メール誤送信に関する謝罪
件名：社内メール誤送信のお詫び
本文：
〇〇部 各位
お疲れ様です。株式会社〇〇の〇〇です。
この度、私の不注意により、社内メールを誤って送信してしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
誤送信の内容：〇〇（例：関係のない部署への送信、添付ファイルミス等）
対応：誤送信先へ速やかに連絡を取り、データ削除のお願いをいたしました。
今回の件を重く受け止め、送信前の確認を徹底し、再発防止に努める所存です。
皆様にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
ポイント：
「対応済みであること」「再発防止策」を示し、信頼回復につなげます。
取引先への金額誤請求の謝罪
件名：金額誤請求に関するお詫びと訂正のご連絡
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、弊社の確認不足により、貴社に送付いたしましたご請求書の金額に誤りがございましたこと、深くお詫び申し上げます。
誤りの詳細は以下の通りです。
- 対象請求書番号：〇〇
- 誤って記載した金額：〇〇円
- 正しい金額：〇〇円
誤請求書につきましては、本日中に正しい内容の請求書を再送いたします。お手数をおかけし恐縮ですが、誤った請求書は破棄いただきますようお願い申し上げます。
原因は社内確認体制の不備によるものであり、今後は複数名による確認プロセスを導入し、再発防止に努めてまいります。
この度は多大なるご迷惑をおかけしましたこと、改めて心よりお詫び申し上げます。
引き続き、ご愛顧賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
ポイント：
謝罪だけでなく、「誤りの詳細」「正しい情報」を具体的に示すことで、相手の不安を軽減します。誤った情報への対処（例：破棄依頼）や今後の再発防止策を明確に伝えることが重要です。
お客様への遅延配送に関する謝罪
件名：商品配送遅延のお詫び
本文：
〇〇様
平素より弊社サービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度、〇〇様よりご注文いただきました商品「〇〇（商品名）」の配送が、当初のご案内より遅れてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
配送遅延の詳細は以下の通りです。
- 当初お届け予定日：〇月〇日
- 新しいお届け予定日：〇月〇日
遅延の原因は、〇〇（例：配送業者のトラブル・在庫管理の不備など）でございます。現在、最優先で配送を手配しております。
この度の不手際を重く受け止め、今後同様の事態が発生しないよう、在庫管理および配送体制を見直し、再発防止に努めてまいります。
お客様にはご不便とご迷惑をおかけしましたこと、改めて深くお詫び申し上げます。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
ポイント：
遅延の「原因」「今後の対応」「新しいお届け予定日」を明確に示すことで、顧客の不安を軽減します。「最優先で対応している」という姿勢を見せることで、誠意が伝わりやすくなります。
上司への仕事のミスに関する謝罪
件名：業務ミスに関するお詫び
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
この度、私の確認不足により、〇〇の業務においてミスが発生し、〇〇部長に多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
ミスの内容は以下の通りです。
- 発生したミス：〇〇（例：データ入力ミス、報告漏れなど）
- 原因：〇〇（例：確認作業が不十分だったため）
本件については、速やかに対応を進め、〇〇（例：修正対応・関係各所への連絡等）を完了いたしました。
今後は同様のミスを繰り返さないよう、以下の改善策を徹底してまいります。
- 確認作業を複数名で行うフローを導入
- 業務進行のスケジュール管理を見直し、余裕を持った確認体制の構築
この度の件を深く反省し、業務遂行に一層努めてまいりますので、引き続きご指導賜りますようお願い申し上げます。
ポイント：
ミスの詳細や原因を正直に伝え、既に対応が完了していることを示すことで安心感を与えます。「再発防止策」を具体的に述べ、信頼回復を図ります。
社外関係者へのメール誤送信の謝罪
件名：メール誤送信のお詫びとご報告
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、私の不注意により、〇〇様宛てではない内容のメールを誤って送信してしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
誤送信の詳細は以下の通りです。
- 誤送信日時：〇月〇日〇時頃
- 誤って送信した内容：〇〇
該当メールにつきましては、すぐに誤送信先に連絡を取り、データの削除依頼を行っております。 また、関係各所にも状況を共有し、今後の対策を徹底いたします。
誤送信の原因は、送信前の確認不足であり、今後は送信先の複数回確認を徹底し、再発防止に努める所存です。
この度はご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
ポイント：
「削除依頼」や「対応の詳細」を示すことで、すぐに対処している姿勢が伝わります。メール誤送信はデリケートな問題のため、迅速かつ丁寧な対応が求められます。
謝罪メールで使えるフレーズ集
謝罪メールでは、シチュエーションや問題の深刻度に応じて適切な言葉選びが求められます。誠意が伝わる表現を使うことで、相手に不快感を与えず、信頼回復への第一歩となります。ここでは、「重大な謝罪」「中程度の謝罪」「軽めの謝罪」の3つのシーン別に使えるフレーズを紹介します。
重大な謝罪に適したフレーズ
重大なトラブルや相手に大きな迷惑をかけてしまった場合には、強い謝罪の気持ちをしっかり伝える必要があります。相手の気持ちを最大限に配慮し、真摯な姿勢を示す表現が効果的です。
使えるフレーズ一覧
「この度の件につきましては、深く反省し、心よりお詫び申し上げます。」
→ 深刻な問題に対して、強い謝罪の意思を表す言葉です。
「多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。」
→ 相手に与えた損害や迷惑が大きい場合に使います。
「重ねてお詫び申し上げますとともに、今後このようなことがないよう努めてまいります。」
→ 謝罪と同時に、今後の再発防止に向けた姿勢も示します。
「この度の不手際を重く受け止め、責任を痛感しております。」
→ 自分たちの責任を認め、問題の重大性を真摯に受け止めていることを伝える表現です。
「信頼を損ねてしまい、誠に申し訳ございません。挽回の機会をいただければ幸いです。」
→ 信頼関係が傷ついた場合に、挽回への努力を示す一言です。
具体的な例文：
この度は、弊社の不手際により、貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
本件は、弊社内でも重く受け止めており、再発防止のため〇〇（具体的な対策）を徹底いたします。
重ねてお詫び申し上げますとともに、引き続きご指導を賜りますようお願い申し上げます。
中程度の謝罪に適したフレーズ
比較的軽微なミスや迷惑をかけた場合でも、誠意をもって謝罪することが信頼関係の維持につながります。相手の心情に配慮しつつ、適度な謝罪と対応策を示すことがポイントです。
使えるフレーズ一覧
「この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。」
→ 迷惑をかけたことへのお詫びの言葉です。
「お手数をおかけし、心よりお詫び申し上げます。」
→ 相手に余分な労力や手間をかけた場合に使います。
「不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。」
→ サービスや対応に問題があった場合に有効です。
「ご不便をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。」
→ 商品の遅延や業務上の軽微な問題に対して使うフレーズです。
「この度の件は、確認不足が原因でございました。以後十分に注意いたします。」
→ ミスの原因を認め、再発防止の意志を示します。
具体的な例文：
この度は、〇〇の件でご不便をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
確認不足によりこのような事態を招いてしまい、深く反省しております。
今後は再発防止のため、業務フローの見直しを行い、徹底した確認体制を整えてまいります。
軽めの謝罪に適したフレーズ
小さなミスや軽微な問題に対しては、相手に過度な負担を感じさせないように謝罪を行うことが大切です。ビジネス上の礼儀を保ちながら、さらりと謝罪し、次の行動につなげましょう。
使えるフレーズ一覧
「お手数をおかけして、申し訳ありませんでした。」
→ 軽いミスや依頼の際に手間を取らせた場合に使います。
「ご迷惑をおかけしましたが、何卒ご容赦ください。」
→ 軽度なトラブルや遅れに対する謝罪です。
「今後はこのようなことがないよう、気をつけます。」
→ 軽い注意不足や誤りに対して、反省の意思を伝えます。
「つい確認が甘くなり、申し訳ありませんでした。」
→ 手違いや軽度の確認不足に使えるフレーズです。
「ご不便をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。」
→ ちょっとした不都合や手違いへの謝罪に適しています。
具体的な例文：
先日はご依頼いただいた資料の送付が遅れ、ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。
今後はこのようなことがないよう確認を徹底し、迅速に対応いたします。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
謝罪メール作成時の注意点
謝罪メールは、誠意が相手に伝わるかどうかが重要です。相手の心情や状況を考慮し、誤解や不快感を生まないように細部まで注意を払う必要があります。ここでは、謝罪メールを作成する際に押さえておくべき注意点を解説します。
迅速な対応の重要性
謝罪は「時間との勝負」です。ミスやトラブルが発覚した場合、謝罪が遅れるほど相手の不信感や不満は増大します。迅速に対応することで、相手に誠意と反省の姿勢を示し、問題の深刻化を防ぐことができます。
迅速な謝罪が重要な理由
- 相手の不満の軽減：早い段階で謝罪すれば、相手の怒りや不満が抑えられる可能性が高くなります。
- 信頼の回復：素早い対応は「自分のミスを重く受け止めている」という真摯な姿勢として伝わります。
- トラブルの拡大防止：時間が経つほど問題が広がり、対処が難しくなることがあります。
迅速な対応の例文
- 「この度の件につきましては、すぐにご連絡を差し上げるべきところ、ご報告が遅れましたこと、心よりお詫び申し上げます。」
- 「問題が発覚次第、迅速に調査と対応を進め、〇〇様にご連絡をいたしました。」
ポイント：
- ミスを認識した時点で即座に謝罪メールを送ること。
- 謝罪だけでなく、現状の把握や今後の対応策も簡潔に伝えると効果的です。
具体的な情報の記載方法
謝罪メールでは「何が起きたのか」「なぜ問題が発生したのか」「どのように解決するのか」を具体的に伝えることが大切です。抽象的な表現では誠意が伝わらず、相手の不安や不満が残ってしまう可能性があります。
具体的に伝えるポイント
- 問題の内容と経緯：何が起こったのか、いつ発生したのかを明確に書く。
- 原因の説明：問題の原因を説明し、責任を認める。
- 解決策・再発防止策：現在の対応状況と、今後同様の事態を防ぐための対策を示す。
具体的な記載例
- 「〇月〇日にお届け予定でした商品につきまして、〇〇の手違いにより発送が遅れてしまいました。」
- 「原因は確認作業の不足によるもので、今後は二重チェックを徹底し、再発防止に努めてまいります。」
ポイント：
- 「誰が」「何を」「いつまでに」といった具体的な情報を示す。
- 言い訳がましい表現は避け、原因を正直に伝える。
誠意を伝える表現の工夫
謝罪メールの中で最も重要なのは「誠意」を伝えることです。適切な言葉を選び、相手の気持ちを慮ることで、問題解決の第一歩となります。
誠意が伝わる工夫
- 率直に非を認める：「自分たちに非がある」という姿勢を示すことが大切です。
- 例：「この度は、私どもの確認不足によりご迷惑をおかけしました。」
- 相手への配慮を示す：「ご迷惑」「ご不便」「お手間」など、相手が感じている負担に寄り添う言葉を使う。
- 例：「お忙しいところ、ご対応いただき、誠に申し訳ございません。」
- 反省と改善の意思を伝える：再発防止策や改善点を具体的に示し、今後の信頼回復を図る。
- 例：「今後は確認体制を強化し、再発防止に努めてまいります。」
ポイント：
- 形式的な表現に終始せず、相手に寄り添う言葉を選ぶ。
- 謝罪の気持ちとともに、今後への前向きな姿勢も伝えると好印象です。
謝罪メール送信後のフォローアップ
謝罪メールを送っただけで終わりにするのではなく、その後のフォローアップが非常に重要です。丁寧なフォローを行うことで、相手の不安や不満を和らげ、信頼回復へとつなげることができます。
再発防止策の共有方法
再発防止策を具体的に示すことで、「同じミスは繰り返さない」という強い意思と誠意を伝えられます。
共有するポイント
- 原因の特定と分析：「何が問題だったのか」を明確にする。
- 具体的な防止策：「どのように改善するか」を具体的に示す。
- 実行の意思：「再発防止に向けた行動計画」を伝える。
例文：
「この度の件につきまして、社内確認体制の不備が原因であると判明いたしました。今後は、二重チェックを導入し、担当者同士での確認を徹底することで、再発防止に努めてまいります。」
相手からの返信への対応
相手から返信があった場合は、迅速かつ丁寧に対応することが大切です。誠実な対応が、相手に安心感を与え、信頼回復につながります。
対応のポイント
- お礼と謝罪の再確認：「ご返信いただき、ありがとうございます。改めてお詫び申し上げます。」
- 今後の対応への言及：「ご指摘いただいた点を踏まえ、今後は〇〇の対策を徹底いたします。」
- 感謝の気持ちを伝える：「ご理解いただき、心より感謝申し上げます。」
まとめ
ビジネスシーンにおいて、ミスやトラブルは避けられないものですが、その後の「謝罪対応」が今後の信頼関係に大きな影響を与えます。謝罪メールは、迅速に、誠意を持って、適切な内容で送ることが重要です。謝罪メールを送った後も、再発防止策の共有や相手からの返信への丁寧な対応を忘れずに行うことで、信頼回復への道筋が整います。謝罪メールを送るだけではなく、その後も誠意を持って対応するようにいたしましょう。
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