ビジネス文書の構成と書き方ガイド｜例文つきでわかる基本の型
ビジネスシーンにおいて、正しく伝わる文書を作成するスキルは必須です。報告書や依頼文、議事録など、さまざまなシーンで適切な文書を作成できるかどうかが、仕事の成果や相手の印象に大きく影響します。
本記事では、 ビジネス文書の基本構成や具体的な書き方のルールを、例文とともに詳しく解説 します。
ビジネス文書の基本構成を理解しよう（例文付き）
ビジネス文書には 「前付け」「本文」「補足情報」 という3つの基本構成があります。それぞれの要素について、詳しく見ていきましょう。
前付け
前付けとは、文書の冒頭に配置される 日付・宛先・差出人などの情報 のことです。
これにより、 文書の発信元や対象が明確になり、スムーズなやり取り が可能になります。
①日付
文書の作成日を記載します。日本では 「○○年○○月○○日」 の形式が一般的です。
- 例：
2025年2月6日
②宛先
文書を受け取る相手の 氏名・会社名・部署名 を記載します。
- 例：
株式会社○○○○
営業部 部長 ○○ ○○ 様
③差出人
文書を発行した 会社名・部署名・氏名 を記載します。
- 例：
株式会社○○○○
営業部 部長 ○○ ○○ 様
本文
本文は、 文書の目的を明確に伝えるための重要な部分 です。以下の要素で構成されます。
④表題
文書の 目的や内容を簡潔に伝えるタイトル を記載します。
- 例：
「新製品発表会のご案内」
⑤前文
冒頭の挨拶として、 相手への敬意や時候の挨拶、簡単な前置き を述べます。
- 例：
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
⑥主文
文書の目的や伝えたい内容の詳細 を記載します。
- 例：
「このたび、新製品発表会を下記のとおり開催いたしますので、ご案内申し上げます。」
⑦末文
結びの挨拶や相手へのお願い、敬語表現 を使って締めくくります。
- 例：
「何卒ご参加くださいますようお願い申し上げます。」
日時・場所など
文書の内容によっては、 日時や場所 を明確に伝える必要があります。
⑧日時・場所など
イベントや会議の日程を伝える場合、 「○月○日（○）○時～○時」 という形式が一般的です。
- 例：
「2025年3月10日（火）14:00～16:00」
「○○会館 3階 会議室A」
担当者・連絡先
文書に関する問い合わせ先を明記します。
⑨担当者・連絡先
例：
株式会社○○○○ 企画部
担当：○○ ○○
電話：03-XXXX-XXXX
メール：info@example.com
よく使われるビジネス文書の種類とテンプレート
依頼文の書き方【例文あり】
ビジネスシーンでは、取引先や社内の関係者に対して何かを依頼する場面が頻繁にあります。
相手に 失礼のないように、かつ明確に依頼内容を伝えることが重要 です。
以下では、 依頼文の基本構成とテンプレート を紹介します。
- 件名（メールの場合はタイトル）
- 日付（文書の場合は記載）
- 宛先（会社名・部署名・氏名）
- 差出人（会社名・部署名・氏名）
- 前文（挨拶・背景説明）
- 主文（依頼内容）
- 末文（お願いの言葉・結び）
- 署名（会社情報・連絡先）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、貴社には日頃より多大なるご協力を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、弊社では新たなプロジェクトを進めるにあたり、貴社のご協力をお願いしたく、
本書を送付させていただきました。
つきましては、下記の内容をご確認いただき、可能な範囲でご対応いただけますと幸甚に存じます。
【依頼内容】
・○○の資料をご提供いただきたく存じます。（締切：○月○日）
・○○に関するご意見をお聞かせいただければ幸いです。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
お詫び・謝罪の案内文【例文あり】
ビジネスにおいて、 トラブルやミスが発生した際の誠実な対応 は、信頼関係を維持するために非常に重要です。
お詫び文・謝罪文は、 原因や対応策を明確に伝え、相手に誠意が伝わるように作成 する必要があります。
ここでは、 お詫び文の基本構成と具体的なテンプレート を紹介します。
- 件名（メールの場合はタイトル）
- 日付（文書の場合は記載）
- 宛先（会社名・部署名・氏名）
- 差出人（会社名・部署名・氏名）
- 前文（挨拶・お詫びの言葉）
- 主文（トラブルやミスの内容・原因の説明）
- 末文（今後の対応策・再発防止策・再度のお詫び）
- 署名（会社情報・連絡先）
拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社の配送ミスにより、ご注文とは異なる商品をお届けしてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
【誤配送の内容】
・ご注文内容：○○（商品名）×○個
・誤配送商品：△△（別の商品）
現在、正しい商品を至急手配し、○月○日までにお届けできるよう対応しております。
また、誤配送分の商品につきましては、弊社にて回収手続きを行わせていただきます。
【再発防止策】
・配送前のチェック体制を強化し、二重確認を徹底する
・社員教育を徹底し、今後のミス防止に努める
貴社には多大なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
今後このようなことが発生しないよう、誠意をもって改善に努めてまいります。
何卒ご容赦のほど、お願い申し上げます。
まとめ
本記事では、 ビジネス文書の基本構成と書き方のルールを例文付きで解説 しました。
ビジネス文書は、 「前付け」「本文」「補足情報」 の3つで構成され、相手に伝わりやすい形式で作成することが重要です。
また、報告書や依頼文、お詫び文など、 実際に使えるテンプレートも紹介 しました。
ぜひ、 実践しながら習得し、仕事で活用してください！